Организационная деятельность

1.

Рассмотрение обращений граждан и юридических лиц

Заведующий,

заместитель заведующего по ОД,

делопроизводитель

Лица, направившие обращение;

иные лица, чьи персональные данные указаны в обращении

Фамилия, собственное имя, отчество (при его наличии) (далее – ФИО); инициалы; адрес места жительства (места пребывания); адрес электронной почты, суть обращения; иные персональные данные, указанные в обращении

Абз. 20 ст. 6 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З ”О защите персональных данных“ (далее – Закон);

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона; п. 1 ст. 3 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З ”Об обращениях граждан и юридических лиц“

Не передаются

п. 85* – 5 л.

2.

Предварительная запись на личный прием

Заведующий,

делопроизводитель

Лица, обращающиеся на личный прием

ФИО; контактный телефон; суть вопроса

Абз. 20 ст. 6 Закона;

п. 7 ст. 6 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З ”Об обращениях граждан и юридических лиц“

Не передаются

п. 92* – 1 г.

п. 94* – 5 л.

3. 

Осуществление административных процедур

Заведующий,

заместитель заведующего по ОД,

делопроизводитель

Законные представители воспитанников

В соответствии со ст. 14 Закона Республики Беларусь от 28 октября 2008 г. № 433-З ”Об основах административных процедур“, Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 ”Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан“

Абз. 21 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона;

Закон Республики Беларусь от 28 октября 2008 г. № 433-З ”Об основах административных процедур“

Не передаются

п. 100*, 101* – 5 л.

4.

Заключение и исполнение гражданско-правовых договоров

Лица, уполномоченные на подписание договора

Стороны договора

ФИО; иные данные в соответствии с условиями договора (при необходимости)

Абз. 15 ст. 6 Закона;

абз. 20 ст. 6 Закона;

п. 2.7 ст. 59 Кодекса Республики Беларусь об образовании (далее – КОО).

В случае заключения договора с физ. лицом – обработка на основании договора с субъектом персональных данных (абз. 15 ст. 6 Закона);

в случае заключения договора с юр.лицом – обработка персональных данных, которая является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (абз. 20 ст. 6 Закона, ст. 49, п. 5 ст. 186 Гражданского кодекса Республики Беларусь)

п. 70* – 3 г.

п. 776* – 3 г.

п. 777* – 3 г.

5.

Ведение официального интернет-сайта УДО

Заведующий, лицо, уполномоченное на ведение интернет-сайта (заместитель заведующего по ОД)

Педагогические работники; посетители интернет-сайта

Фотоизображение (видеозапись) субъекта персональных данных; ФИО; должность; группа, иные сведения

Ст. 5 Закона;

абз. 8 ст. 6 Закона;

абз. 20 ст. 6 Закона[1]

Уполномоченные лица, предоставляющие услуги хостинга

передача архивной копии интернет-сайта осуществляется в порядке, определенном Правилами работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв.постановлени-ем Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля. 2019 г. № 20

6.

Размещение сведений о педагогических работниках на сайте УДО

Заведующий, лицо, уполномоченное на ведение интернет-сайта (заместитель заведующего по ОД.)

Педагогические работники.

ФИО педагогического работника; должность; квалификация, выполняемая нагрузка, иная информация

Правовое основание зависит от цели размещения информации и объема, размещаемых на сайте сведений

абз. 8 ст. 6 Закона / абз. 20 ст. 6 Закона /

ст. 5 Закона

Пользователи сайта

с учетом требований ст. 4 Закона

7.

Организация оказания медицинской помощи и проведение мероприятий по профилактике заболеваний

Медицинский работник государственной организации здравоохранения, медицинский работник УДО

Воспитанники

ФИО воспитанника, группа, сведения о состоянии здоровья, сведения о вакцинации

Абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона; п. 4 ст. 41 КОО;

приказ Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 5 сентября 2023 г. № 1278 ”Об обеспечении оказания медицинской помощи обучающимся в возрасте до 18 лет“[2]

Могут передаваться в организации здравоохранения

п. 766* – 5 лет после отчисления воспитанника из УДО,

п. 310** – 5 лет после отчисления воспитанника из УДО

8.

Осуществление видеонаблюдения:

для охраны имущества и физических лиц и организации 

пропускной системы

Заведующий, заместители заведующего,

Лица, попавшие в поле зрения объективов видеокамер

Видеоизображение человека

Абз. 20 ст. 6 Закона; Закон Республики Беларусь от 8 ноября 2006 г. № 175-З ”Об  охранной деятельности в Республике Беларусь“

Не передается

30 суток

Абз. 20 ст. 6 Закона; п. 6 ст. 6 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З ”Об обращениях граждан и юридических лиц“[3]

Не передается, за исключением случаев, предусмотренных законодательством

Не более 30 суток

для организации личного приема граждан

9.

Контроль за соблюдением пропускного режима при осуществлении образовательного/

воспитательного процесса

Заведующий, заместители заведующего

Воспитанники, иные лица

ФИО, иные сведения необходимые для ведения журнала учета посетителей

Абз. 20 ст. 6 Закона;

Закон Республики Беларусь от 8 ноября 2006 г. № 175-З ”Об охранной деятельности в Республике Беларусь“; ст. 83 КОО; п. 8 Правил безопасности образовательного процесса, организации воспитательного процесса при реализации образовательной программы дошкольного образования, утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 3 августа 2022 г. № 227

Не передаются, кроме случаев, предусмотренных законодательством

с учетом требований ст. 4 Закона.

10.

Организация питания воспитанников

Заведующий, педагогические работники, работники кухни

Воспитанники

ФИО воспитанника, группа, учетный номер, дата рождения,

ФИО законных представителей, их контактный номер телефона (по желанию)

абз. 20 ст. 6 Закона;

17 п. 2 ст. 8 Закона;

пп. 1.2 п. 1 ст. 38, пп. 4.10 п. 4 ст. 19, ст. 40 КОО; постановление Совета Министров Республики Беларусь от 14 октября 2019 г. № 694 ”Об организации питания обучающихся“

Центр по обеспечению деятельности бюджетных организаций

п. 769* – 1 г.,

п. 770* – 1 г.,

п. 311** – 1 г.

11.

Обеспечение льготным питанием

Заведующий, заместитель заведующего по ОД

Воспитанники

ФИОродителей и воспитанников , дата рождения, свидетельство о рождении, удостоверение многодетной семьи, ребенка-инвалида, выписка из лицевого счёта

абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона;

ст. 40 КОО; п.п. 3, 4, 6, 7, 9, 12 Положения, утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14 октября 2019 г. № 694 ”Об организации питания обучающихся“

Центр по обеспечению деятельности бюджетных организаций

п. 769* – 1 г.,

п. 311** – 1 г.

12.

Осуществление деятельности попечительского совета УДО

Заведующий, заместитель заведующего по ОД

Законные представители воспитанников, педагогические работники, представители общественных объединений и других организаций, иные лица

ФИО, должность, место работы, членство в общественных объединениях (организациях), контактный номер телефона

абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона;

п. 6 ст. 24 КОО;

постановление Министерства образования Республики Беларусь от 25 июля 2011 г. № 146 ”Об утверждении Положения о попечительском совете учреждения образования“

Не передаются

п. 751* – постоянно/10 л./3 г.

13.

Осуществление деятельности родительского комитета УДО

Заведующий, заместитель заведующего по ОД

Законные представители воспитанников

ФИОзаконного представителя, контактный номер телефона

абз. 20 ст. 6 Закона;

п. 6 ст. 24 КОО;

Положение о родительском комитете учреждения дошкольного образования, утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 11 июля 2011 г. № 65 ”О педагогическом совете и родительском комитете учреждения дошкольного образования“

Не передаются

п. 751* – постоянно/10 л./3 г.

14.

Ведение документации по обеспечению образовательной деятельности:

годовой план; протоколы заседаний педагогического совета; документы о работе учреждения, организации образовательного процесса; документы о подготовке к началу учебного года и др.

Заведующий, заместители заведующего

Педагогические работники, иные работники УДО

ФИО, должность квалификация, стаж работы

абз.8ст.6Закона;

гл. 19 КОО;

приказ Министра образования Республики Беларусь от 20 апреля 2021 г. № 288 ”Об отдельных вопросах организации образовательного процесса в учреждениях дошкольного образования“

Вышестоящие организации, отдел по образованию

п. 751* – постоянно/10 л./3 г.

п.128.1** – 5 л.,

п. 306** – 10 л.,

п. 231, 239** – 10 л., п. 279** – 3 г.

15.

Организация архивного дела

Заведующий, заместитель заведующего по ОД, делопроизводитель

Педагогические работники, иные работники УДО, воспитанники, законные представители воспитанников

Определяются с учетом цели обработки персональных данных

абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона;

Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. №323-З ”Об архивном деле и делопроизводстве“

Не передаются, за исключением случаев, предусмотренных законодательством

С учетом сроков установленных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 ”О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь“, постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 28 ноября 2022 г. № 450 ”О перечне документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования“.

16.

Организация учета материальных ценностей

Заведующий, заместитель заведующего по ХР

Работники УДО

ФИО, занимаемая должность работника УДО

Абз. 20 ст. 6 Закона;

ст. 13 Закона Республики Беларусь от 12 июля 2013 г. № 57-З ”О бухгалтерском учете и отчетности“

Центр по обеспечению деятельности бюджетных организаций

п. 1098* – 3 г.

17.

Инвентаризация

Заведующий, заместитель заведующего по ХР

Работники УДО

ФИО, занимаемая должность работника УДО

Абз. 20 ст. 6 Закона;

ст. 13 Закона Республики Беларусь от 12 июля 2013 г. № 57-З ”О бухгалтерском учете и отчетности“

Центр по обеспечению деятельности бюджетных организаций

С учетом сроков, установленных законодатель-ством.

18.

Прохождение практики студентов (учащихся)

Заведующий, заместитель заведующего по ОД

Лица, направленные для прохождения практики

ФИО практиканта, место обучения, план прохождения практики

Абз. 20 ст. 6 Закона; п. 3 ст. 212 КОО;

Положение о практике студентов, курсантов, слушателей, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь 3 июня 2010 г. № 860

Не передаются

п. 935* – 1 г.

п. 936* – 3 г.

п. 937* – 3 г.

19.

Проведение ”прямых телефонных линий“

Заведующий, заместитель заведующего по ОД

Лица, обратившиеся на ”прямую телефонную линию“, иные лица, чьи персональные данные указаны в ходе проведения ”прямой телефонной линии“

В соответствии с реквизитами регистрационно-контрольной карточки, утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 23 июля 2012 г. № 667

Абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона;

абз. 2 пп. 1.1 п. 1 Директивы Президента Республики Беларусь от 27 декабря 2006 г. № 2 ”О дебюрократизации государственного аппарата и повышении качества обеспечения жизнедеятельности населения“, постановление Совета Министров Республики Беларусь от 23 июля 2012 г. №  667 ”О некоторых вопросах работы с обращениями граждан и юридических лиц“)

Не передаются

п. 93* – 1 г.

п. 95* – 5 л.

п. 96* – 5 л.

Образовательная деятельность

20.

Прием (зачисление) лиц для получения дошкольного образования

Заведующий, заместитель заведующего по ОД, делопроизводитель

Воспитанники, их законные представители

ФИОвоспитанника, ФИО законного представителя, адрес места жительства, контактные данные законных представителей, заявление законного представителя о зачислении ребенка в УДО; мед.справка о состоянии здоровья, направление, выданное местным исполнительным и распорядительным органом по месту нахождения УДО, заключение ВКК, заключение ЦКРОИР

Ст. 140 КОО; Положение об учреждении дошкольного образования, утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 4 августа 2022 г. № 230; п. 31 Положения о специальном детском саде, утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 30 июня 2023 г. № 183[4]

Не передается

п. 778* – 1 г. после отчисления воспитанника, обучающегося

21.

Ведение алфавитной книги записи воспитанников

Заведующий, заместитель заведующего по ОД, делопроизводитель

Воспитанники

ФИОвоспитанника дата рождения, адрес проживания

Абз. 20 ст. 6 Закона; постановление Министерства образования Республики Беларусь от 28 ноября 2022 г. № 450”О перечне документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования“

Не передается

п. 320** – 55 л.

п. 774* – 55 л.

22.

Отчисление для перевода

Заведующий, заместитель заведующего по ОД, делопроизводитель

Воспитанники,

их законные представители

ФИО воспитанника и законного представителя, адрес проживания, телефон, класс, иная информация, изложенная в заявлении

Абз. 20 ст. 6 Закона; п. 12 ст. 20, п. 5 ст. 26, п. 4 ст. 67, ч. 2 п. 13 ст. 68 и п. 6 ст. 69 КОО; Положение о порядке отчисления для перевода, перевода обучающихся и восстановления лиц для продолжения получения образования, утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 9 августа 2022 г. № 516

Иные УДО, отдел по образованию

с учетом требований ст. 4 Закона.

23.

Учет ежедневной посещаемости УДО воспитанниками

Педагогические работники

Воспитанники,

ФИО воспитанника

Абз. 20 ст. 6 Закона; Положение об учреждении дошкольного образования, утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 4 августа 2022 г. № 230

Не передается

п. 779* – 5 л. после отчисления из УДО, УСО,

п. 323** – 5 л. после отчисления из УДО, УСО

24.

Проведение занятий в группе

Педагогические работники, учитель-дефектолог

Воспитанники,

ФИО воспитанника, сведения о состоянии здоровья

Абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона;

ст. 139 КОО; Положение об учреждении дошкольного образования, утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 4 августа 2022 г. № 230;

п. 26 Положения о специальном детском саде, утв. постановлением Министерства образования Республики. Беларусь от 30 июня 2023 г. № 183

Не передается

п. 781* – 10 л.,

п. 782* – 3 г.,

п. 783* – 3 г.

п. 312** – 1 г.

25.

Оказание логопедической помощи

Заведующий, педагогические работники, учитель-дефектолог

Воспитанники,

ФИО воспитанника, сведения о состоянии здоровья

Абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона; ст. 139 КОО; Положение об учреждении дошкольного образования, утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 4 августа 2022 г. № 230;

п. 30 Положения о специальном детском саде, утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 30 июня 2023 г. № 183

ЦКРОиР, УЗ

С учетом сроков, установленных законодатель-ством.

Социально-педагогическая, воспитательная и идеологическая работа

26.

Оказание психологической помощи

Педагог-психолог,

Воспитанники, их законные представители

ФИО воспитанника дата рождения, пол, группа, результаты психологического тестирования, ФИО законных представителей

Абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона;

ст. 83 КОО;

Закон Республики Беларусь от 1 июля 2010 г. № 153-З ”Об оказании психологической помощи“[5]; Положение о социально-педагогической и психологической службе учреждения образования (иной организации, индивидуального предпринимателя, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность), утв. постановлением

Министерства образования Республики Беларусь от 25 июля 2011 г. № 116

Не передаются, за исключением случаев, предусмотренных законодательст-вом[6]

п. 783* – 3 г.,

п. 315** – 1 г.,

п. 319** – 3 г. (отчеты, информация),

п. 585** – 5 лет (социально-педагогическая характеристика),

п. 588** – 5 лет (журналы учета)

27.

Организация коррекционно-педагогической помощи

Учитель–дефектолог

Воспитанники

ФИО воспитанника, группа, сведения о состоянии здоровья, заключение ЦКРОиР, иная информация, необходимая для оказания коррекционно-педагогической помощи

Абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона; п. 1.10 п.1 ст. 30, п. 15 ст. 148, п. 12 ст. 150 КОО;

п. 10 постановления Министерства образования Республики. Беларусь от 25 июля 2011 г. № 131, ”Об утвержденииПоложения о пункте коррекционно-педагогической помощи”;

Положение о центре коррекционно-развивающего обучения и реабилитации, утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 16 августа 2011 г. № 233

ЦКРОиР, иные УО

п. 782* – 3 г.,

п. 783* – 3 г.,

п. 483** - 3 г.

28.

Выявление детей, находящихся в социально-опасном положении

Заведующий, заместитель заведующего по ОД, педагогические работники, педагог-психолог

Воспитанники, их законные представители

Информация, имеющаяся в распоряжении детском саду

Информация, поступившая из отдела образования от других государственных органов и иных организаций

Абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона; ч. 1 ст. 117 Кодекса Республики Беларусь о браке и семье (далее – КоБС), глава 3 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 15 января 2019 г. № 22 ”О признании детей находящимися в социально опасном положении“ (далее – постановление № 22)

отдел по образованию по месту нахождения детей

п. 767* – 3 г.

п. 830* – постоянно,

п. 832* – постоянно,

п. 858* – 5 л.,

п. 309** - 3 г.,

п. 595** - 3 г.,

п. 613** – 5 л.,

п. 614** – 5 лет.

29.

Организация и проведение социального расследования

Заведующий, заместитель заведующего, педагогические работники, педагог-психолог,

иные лица

Воспитанники, их законные представители

Акт обследования условий жизни и воспитания ребенка (детей), в котором отражаются сведения о ребенке (детях), родителях ребенка, иных гражданах, проживающих совместно с семьей и участвующих в воспитании ребенка (детей), а также о наличии либо отсутствии критериев и показателей социально опасного положения, установленных постановления № 1055,

иная информация о ребенке и его родителях

Абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона; ч. 1 ст. 117 КоБС;

постановление № 1055

Совет профилактики, комиссия по делам несовершеннолетних, отдел по образованию

п. 767* – 3 г.

п. 830* – постоянно,

п. 832* – постоянно,

п. 858* – 5 л.,

п. 595** - 3 г.,

п. 613** – 5 л.,

п. 614** – 5 лет.

30.

Обеспечение контроля за условиями содержания, воспитания и образования детей, находящихся в социально опасном положении

Заведующий, заместитель заведующего, педагогические работники, педагог-психолог

Воспитанники, обучающиеся, их законные представители

Решение о признании ребенка находящимся в социально опасном положении и план мероприятий

Абз. 20 ст. 6 Закона,

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона; ч. 1 ст. 117 КоБС;

постановление № 1055

комиссия по делам несовершеннолетних по новому месту жительства ребенка (при его изменении)

п. 830* – 10 л.

п. 858* – 5 л.,

п. 613** – 5 л.,

п. 614** – 5 лет.

31.

Профилактика безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних

Заведующий, заместитель заведующего по ОД, , педагог-психолог

Воспитанники, их законные представители

ФИО воспитанника (, законных представителей, дата рождения, адрес и условия проживания, дата рождения родителей, место работы, внутрисемейная ситуация

Абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона; Закон Республики Беларусь от 31 мая 2003 г. № 200-З ”Об основах системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних“

КДН, ИДН

РО(У)ВД,

отдел по образованию

п. 827* – 5 л.

п. 828* – 5 л.

32.

Организация работы объединений по интересам (кружков, секций и др.)

Заведующий, заместитель заведующего по ОД, педагогические работники

Воспитанники, их законные представители

ФИО воспитанника, группа, контактный номер телефона

Абз. 20 ст. 6 Закона;

ст. 229 КОО

Центр по обеспечению деятельности бюджетных организаций

п. 776* – 3 г.

п. 777* – 3 г.

п. 964* – 1 г.

п. 965* – до минования надобности

ФИО воспитанника ФИО, паспортные данные, место жительства законного представителя

Абз. 15 ст. 6 Закона[7]

33.

Информирование о несчастном случае с воспитанником, составление акта о несчастном случае

Заведующий, заместитель заведующего по ОД, делопроизводитель

Воспитанники, их законные представители, работники УДО

ФИО воспитанника, дата его рождения, группа, информация о состоянии здоровья, фамилия, имя, отчество законных представителей воспитанника, место жительства, заключение ВКК, контактный номер телефона законных представителей

Абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона;

абз. 3 п. 7, абз. 1 п. 16, п. 20 постановления Министерства образования Республики Беларусь от 3 августа 2022 г. № 227 ”Об утверждении правил безопасности, правил расследования и учета несчастных случаев, произошедших с обучающимися“

отдел по образованию

п. 532* – 45 л.,

п.819** - 45 л.,

п. 820** – 3 г.,

п. 884** - 45 л.